Das Archivieren ist besonders hilfreich für Mailanwendungen, wenn Sie in den Benutzervorgaben festgelegt haben, dass von gesendeten Nachrichten in der Ansicht "Gesendet" automatisch eine Kopie gespeichert werden soll, wodurch die Größe der Mailanwendung erheblich zunehmen kann. Um Ihre Mailnachrichten zu organisieren, können Sie Ordner erstellen und die Nachrichten in ihnen ablegen. Dies reduziert die Größe der Mailanwendung jedoch nicht. Das Archivieren gibt Speicherplatz frei und verbessert die Leistung Ihrer Maildatenbank.

Um die Archivierung in einer Maildatei ausführen zu können, müssen Sie mindestens über Editorzugriff mit Löschrechten verfügen und Besitzer der Maildatei sein. Wenn Sie nicht Besitzer der Maildatei sind, benötigen Sie Managerzugriff mit Löschrechten für die Maildatei.

Zugriff auf die Mailarchivierung

Wenn Ihre Organisation eine Archivierungsrichtlinie für Mailanwendungen eingerichtet hat, steuert die Richtlinie Ihre Zugriffsrechte für das Archivieren von Mailanwendungen. Möglicherweise müssen Sie die Archivierung gar nicht selbst ausführen, weil sie bereits in Ihrem Namen eingerichtet ist und ausgeführt wird. Die Richtlinie kann auch festlegen, dass Sie private Archivierungskriterien zusätzlich zu denen angeben können, die von Ihrer Organisation verwendet werden.

Sie können ermitteln, welche Zugriffsberechtigungen Sie auf die Mailarchivierung haben, indem Sie Ihre Mailanwendung öffnen und auf Aktionen > Archiv > Einstellungen klicken, um das Dialogfeld "Archivierungseinstellungen" anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Administrationsrichtlinien für die Mailarchivierung.

Mails privat archivieren - Überblick

Wenn Sie berechtigt sind, Ihre Mail privat zu archivieren, können Sie hierzu wie folgt vorgehen:

1. Allgemein - Geben Sie die Computer an, auf denen die Archivierung ausgeführt wird und auf denen die Archive gespeichert werden. Sie können festlegen, dass der Archivierungsprozess entweder von Ihrem Mail-Server (serverbasierte Archivierung) ausgeführt wird, sodass der Computer während der Archivierung nicht eingeschaltet bleiben muss. Sie können aber auch festlegen, dass die IBM® Lotus Notes®-Client-Software (clientbasierte Archivierung) auf Ihrem Computer die Archivierung ausführt, sodass Sie den Zeitplan besser steuern können. Wenn der Archivierungsprozess von Ihrem Notes®-Client ausgeführt wird, können Sie die Archivanwendung lokal oder auf einem Server speichern, auf den Sie Zugriff haben. Wenn der Archivierungsprozess von Ihrem Mail-Server ausgeführt wird, können Sie die Archivanwendung nur auf einem Server speichern, auf den Sie Zugriff haben.

2. Kriterien - Erstellen und aktivieren Sie Archivkriterien (Informationen, die Notes bei der Archivierung verwendet) für die zu erstellende Archivanwendung. Kriterien enthalten Informationen darüber, welche Dokumente archiviert werden sollen, den Dateinamen und Pfad der Archivanwendung sowie die von Ihnen festgelegten Optionen für das Aufräumen der Maildatei.

a. Dokumente - Hier erfolgt die Auswahl der zu archivierenden Dokumente basierend auf Aktivitäten und der Ordnerauswahl. Sie können beispielsweise Kriterien für das Archivieren von Dokumenten festlegen, die in den letzten 365 Tagen nicht geändert wurden. Anschließend können Sie alle Dokumente archivieren, die diesem Kriterium entsprechen, oder Sie können nur Dokumente in bestimmten Ordnern archivieren, die diesem Kriterium entsprechen.

b. Ziel - Legen Sie fest, ob ausgewählte Dokumente in eine angegebene Archivanwendung kopiert werden sollen oder ob die Mailanwendung durch Löschen der Dokumente aufgeräumt werden soll, nachdem diese in das Archiv kopiert wurden.

c. Bereinigen der Maildatei - Legen Sie die Aufräumoptionen für Ihre Maildatenbank fest, indem Sie archivierte Dokumente löschen oder ihre Größe reduzieren. Sie können die Größe von Dokumenten reduzieren, indem Sie zunächst Anhänge entfernen und anschließend nur die Kopfzeileninformationen oder die Kopfzeileninformationen und einen Teil des Maildokuments beibehalten.

4. Zeitplan - Legen Sie für die clientbasierte Archivierung einen Zeitplan fest, in dem Sie angeben, wann die Archivierung stattfinden soll, oder führen Sie die Archivierung manuell aus, indem Sie Aktionen > Archiv > Jetzt archivieren wählen. (Bei der serverbasierten Archivierung wird diese gemäß des Serverzeitplans ausgeführt, ohne dass Sie darauf Einfluss nehmen können.) Wenn Notes die Archivanwendung erstellt hat, können Sie sie wie andere Anwendungen auch mit einem Lesezeichen versehen, sie löschen, kopieren oder andere Aufgaben damit durchführen.

Anmerkung: Wenn Sie festgelegt haben, dass nur von Ihnen manuell ausgewählte Dokumente archiviert werden, gelten die zuvor beschriebenen Schritte nicht. Wählen Sie zunächst die Dokumente aus und wählen Sie anschließend Aktionen > Archiv > Ausgewählte Dokumente archivieren.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gruppen von Archivierungskriterien erstellen oder bearbeiten. Die hier beschriebenen Schritte umfassen auch alle anderen Verfahren, die Sie ausführen müssen, um Ihre Mail privat zu archivieren.

Verwandte Themen
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Glossar