| Aufgabe | Beschreibung |
| Eingeladene Personen, Räume oder Ressourcen von der Suche nach freier Zeit ausschließen | Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der betreffenden eingeladenen Person, dem Raum oder der Ressource. |
| Einen Besprechungsteilnehmertyp von der Suche nach freier Zeit ausschließen | Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Typ. Wenn Sie beispielsweise alle optionalen Besprechungsteilnehmer ausschließen möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen neben Optional. |
| Den Datumsbereich für die Suche nach freier Zeit vergrößern oder verkleinern | Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitvorschläge für ausgewählten Tag und wählen Sie einen Datumsbereich aus. Jeder Datumsbereich umfasst das ausgewählte Datum. |
| Die Verfügbarkeit eines Teils der eingeladenen Personen prüfen | Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen, ob alle erford. Teilnehmer teilnehmen können und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:
- Prüfen, ob alle erford. Teilnehmer teilnehmen können umfasst den Besprechungsleiter, alle erforderlichen eingeladenen Personen und alle ausgewählten Räume und Ressourcen.
- Prüfen, ob mind. 75% teilnehmen können umfasst den Besprechungsleiter, 75 % der erforderlichen eingeladenen Personen und alle ausgewählten Räume und Ressourcen.
- Prüfen, ob mind. 50% teilnehmen können umfasst den Besprechungsleiter, 50 % der erforderlichen eingeladenen Personen und alle ausgewählten Räume und Ressourcen.
- Prüfen, ob alle teilnehmen können umfasst den Besprechungsleiter, alle erforderlichen eingeladenen Personen, alle optionalen eingeladene Personen und alle ausgewählten Räume und Ressourcen.
Diese Option ist nützlich, wenn nicht alle eingeladenen Personen anwesend sein müssen, Sie aber nach einem Termin suchen, an dem die meisten eingeladenen Personen verfügbar sind. |
| Das ausgewählte Datum ändern | Klicken Sie im Datumswähler auf das neue Datum. Klicken Sie, falls erforderlich, auf die Pfeile für Monat oder Jahr im oberen Bereich des Datumswählers, um den Monat oder das Jahr zu ändern. |
| Eine vorgeschlagene Zeit annehmen | Klicken Sie in der Liste der vorgeschlagenen Zeiten auf die betreffende Zeit und dann auf Ausgewählte Besprechungszeit verwenden. Die Zeiten werden in der Einladung in die Felder Beginn und Endet eingetragen. |
| Aufgabe | Beschreibung |
| Die Zeitleiste verschieben | Ziehen Sie die Zeitleiste auf eine Uhrzeit oder doppelklicken Sie auf einen Zeitraum, um zu der betreffenden Uhrzeit zu wechseln. Die Zeitleiste und die Felder Beginn und Endet bleiben synchron.
Anmerkung: Wenn die Zeitleiste grün angezeigt wird, sind alle eingeladenen Personen während der hervorgehobenen Zeit verfügbar. Wenn die Zeitleiste rosa angezeigt wird, sind nicht alle eingeladenen Personen während der hervorgehobenen Zeit verfügbar. Wenn die Zeitleiste grau angezeigt wird, sind für keine der eingeladenen Personen Informationen über deren freie Zeit verfügbar. (Die Teilnehmer, deren freie Zeit nicht verfügbar ist oder die den Zugriff auf diese Informationen beschränkt haben, werden als verfügbar angesehen, wenn berechnet wird, wer an der geplanten Besprechung teilnehmen kann.) |
| Das ausgewählte Datum ändern | Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem aktuellen Datum, um den Datumswähler anzuzeigen, und klicken Sie anschließend auf ein Datum. Klicken Sie, falls erforderlich, auf die Pfeile für Monat oder Jahr im oberen Bereich des Datumswählers, um den Monat oder das Jahr zu ändern. |
| Eingeladene Personen, Räume oder Ressourcen von der Suche nach freier Zeit ausschließen | Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der betreffenden eingeladenen Person, dem Raum oder der Ressource. |
| Einen Besprechungsteilnehmertyp von der Suche nach freier Zeit ausschließen | Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Typ. Wenn Sie beispielsweise alle optionalen Besprechungsteilnehmer ausschließen möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen neben Optional.
Anmerkung: In den Zeilen "Erforderlich" und "Optional" wird die Verfügbarkeit der erforderlichen und der optionalen Besprechungsteilnehmer zusammengefasst: Grau bedeutet, dass alle Teilnehmer verfügbar sind, dunkelrot bedeutet, dass jemand nicht verfügbar ist. |
| Kalendereinträge einer eingeladenen Person für einen Zeitraum anzeigen (wenn Ihnen die eingeladene Person das Anzeigen ihres Kalenders gewährt hat) | Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeitraum und wählen Sie anschließend den Befehl Eintrag für _ öffnen. |