Im Dialogfeld "Archivierungskriterien erstellen" oder "Archivierungskriterien bearbeiten" können Sie festlegen, wie die ausgewählte Kriteriengruppe Dokumente in der aktuellen Anwendung handhaben soll.

Anmerkung: Einen Überblick über das Archivieren privater Mail finden Sie unter Mailnachrichten archivieren, um Speicherplatz zu schaffen.

1. Sofern nicht bereits geschehen, öffnen Sie die zu archivierende Anwendung, z. B. die Mailanwendung.

2. Klicken Sie auf Aktionen > Archiv > Einstellungen > Allgemein.

3. Klicken Sie auf Allgemein und geben Sie die Computer an, auf denen die Archivierung ausgeführt wird und auf denen die Archive gespeichert werden.

4. Klicken Sie auf Kriterien.

5. Klicken Sie auf Erstellen oder Bearbeiten. Das Dialogfeld "Archivierungskriterien erstellen" oder "Archivierungskriterien bearbeiten" wird geöffnet.

6. Geben Sie den Namen der privaten Kriteriengruppe an oder bearbeiten Sie ihn.

7. Klicken Sie auf Auswahlkriterien, um festzulegen, welche Dokumente archiviert werden sollen. Sie können Dokumente folgendermaßen archivieren:

• basierend auf ihrer Aktivität (Datum der letzten Änderung), ihrem Ablaufdatum oder ihrem Ordner bzw. ihrer Ansicht in der Anwendung oder
• basierend auf den vom Benutzer ausgewählten Dokumenten. In diesem Fall ist das Datumskriterium nicht erforderlich und daher auch keine entsprechende Option verfügbar. Diese Einstellung betrifft nur die in der aktuellen Anwendungsansicht ausgewählten Dokumente.
Anmerkung: Beim Archivieren ausgewählter Dokumente findet die erweiterte Archivierungseinstellung Dokument nur löschen, wenn die Kriterien auch alle Antworten löschen keine Anwendung.

• Um Archivdokumente in einer separaten Archivanwendung zu archivieren und sie aus der aktuellen Anwendung zu entfernen, wählen Sie Alte Dokumente in meine Archivanwendung kopieren, dann diese Anwendung bereinigen und klicken Sie anschließend auf das Ordnersymbol, um den Dateinamen und den Pfad der Anwendung anzugeben.
• Um Dokumente zu löschen, anstatt sie zu archivieren, wählen Sie Diese Anwendung ohne Archivierung bereinigen.
ACHTUNG: Sobald Dokumente gelöscht sind, können sie nicht wiederhergestellt werden. Es ist sicherer, eine Archivanwendung zu erstellen und anschließend die Archivierung einzurichten, welche diese Einstellung für die Archivanwendung verwendet. Auf diese Weise können Sie Dokumente eine beliebig lange Zeit speichern und sie werden trotzdem automatisch für Sie aus der Anwendung gelöscht.

11. Sie können nun einen Zeitplan für die Archivierung festlegen oder die Archivierung manuell ausführen.

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Glossar