Sie können wählen, ob alle Besprechungseinladungen, nur Einladungen von bestimmten Personen oder alle außer den von bestimmten Personen gesendeten Einladungen automatisch verarbeitet werden sollen.

1. Klicken Sie auf Datei > Vorgaben und anschließend auf Kalender und Aufgaben..

2. Klicken Sie auf Automatische Verarbeitung.

3. Wählen Sie Auf Besprechungseinladungen automatisch antworten, um die automatische Verarbeitung von Besprechungseinladungen zu aktivieren.

4. Wählen Sie für Beim Eingang einer Besprechungseinladung von eine der folgenden Optionen:

• Wählen Sie Alle Benutzer, um alle Einladungen automatisch zu verarbeiten.
• Wählen Sie Folgenden Personen, damit nur Einladungen, die von bestimmten Personen gesendet werden, automatisch verarbeitet werden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Namen aus einem Verzeichnis auszuwählen.
• Wählen Sie Jeder Person außer den folgenden, damit nur Einladungen automatisch verarbeitet werden, die von Personen außer den angegebenen gesendet wurden. Geben Sie anschließend die gewünschten Personen an. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Namen aus einem Verzeichnis auszuwählen.

• Wählen Sie Annehmen, sofern der Zeitraum noch frei ist, um Einladungen nur dann automatisch anzunehmen, wenn die entsprechenden Zeiträume in Ihrem Zeitplan noch frei sind. Wählen Sie anschließend und ablehnen, wenn der Zeitraum bereits gebucht ist, um Besprechungseinladungen automatisch abzusagen, wenn die Zeit in Ihrem Zeitplan nicht mehr frei ist. Wählen Sie alternativ dazu und mir die Entscheidung überlassen, ob der Zeitraum frei ist, um die automatische Verarbeitung von Einladungen abzubrechen, wenn die Zeit in Ihrem Zeitplan belegt ist und die Einladungen im Maileingang verbleiben sollen, sodass Sie sie einzeln beantworten können.
• Wählen Sie Automatisch annehmen auch dann, wenn der Zeitraum bereits gebucht ist, um Einladungen automatisch anzunehmen, unabhängig davon, ob die entsprechenden Zeiträume in Ihrem Zeitplan noch frei sind.
• Wählen Sie Delegieren an, um Einladungen an eine bestimmte Person zu delegieren. Geben Sie diese Person anschließend an. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um den Namen der Person in einem Verzeichnis auszuwählen. Der Besprechungsleiter erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Einladung delegiert haben. Der Delegierte nimmt den Platz als eingeladene Person ein und ist für das Beantworten der Einladung verantwortlich.

Anmerkung: Für unverbindliche Einladungen zu Ereignissen (Einladungen, für die keine Antworten erforderlich sind), ermittelt Notes® anhand Ihrer Freie-Zeit-Planung, ob die Besprechung zu Ihrem Kalender hinzugefügt werden soll. Der Besprechungsleiter erhält dazu jedoch keine Benachrichtigung.

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