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Sie können die gesamte Anwendung oder ausgewählte Dokumente archivieren.
So archivieren Sie alle Dokumente in einer Anwendung
Falls eine clientbasierte Archivierung festgelegt wurde (unter Aktionen > Archiv > Einstellungen im Fenster Allgemein) können Sie die Archivierung zu einem beliebigen Zeitpunkt starten, unabhängig davon, ob für die Anwendung ein Zeitplan definiert wurde oder nicht.
Wenn eine serverbasierte Archivierung definiert wurde, erfolgt die Archivierung nach dem Zeitplan, der auf dem Server festgelegt wurde. Es gibt in diesem Fall keine Option zum manuellen Starten der Archivierung.
1. Öffnen Sie eine Anwendung, deren Dokumente Sie archivieren möchten und für die eine Gruppe von Archivierungskriterien aktiviert ist.
2. Klicken Sie auf Datei > Anwendung > Archivieren. Wenn gemeldet wird, dass für diese Anwendung keine Kriterien festgelegt sind, befolgen Sie die Anweisungen unter "Gruppen von Archivierungskriterien erstellen und bearbeiten" (siehe die nachstehenden Links zu diesen Thema).
3. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie die Dokumente dieser Anwendung archivieren möchten, klicken Sie auf Ja. Eine Archivanwendung wird erstellt, sofern noch keine vorhanden ist.
So archivieren Sie nur ausgewählte Dokumente
1. Öffnen Sie die Maildatei, deren Dokumente Sie archivieren möchten. Die Maildatei muss über eine aktivierte Kriteriengruppe verfügen, die vom Benutzer ausgewählte Dokumente enthält.
2. Öffnen Sie die Maildatei, wählen Sie die zu archivierenden Dokumente aus und wählen Sie Aktionen > Archivieren > Ausgewählte Dokumente archivieren.
Anmerkung: Wenn Sie ausgewählte Dokumente archivieren, müssen Sie darauf achten, dass Sie Hauptdokumente immer zusammen mit den dazugehörigen Antwortdokumenten archivieren. Die Antwortdokumente werden nicht automatisch archiviert, unabhängig davon, welche Option Sie im Fenster "Erweitert" des Dialogfelds "Archivierungseinstellungen" ausgewählt haben. Alle Antwortdokumente, die in der Originalanwendung verbleiben, nachdem ihr übergeordnetes Dokument entfernt wurde, sind zwar in der Anwendung noch vorhanden, werden aber in den hierarchischen Ansichten nicht angezeigt.
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