MAIL
Sie können Dokumente basierend auf ihrer Aktivität, Dokumente in bestimmten Ordnern oder Ansichten oder beides auswählen.
Anmerkung: Einen Überblick über das Archivieren privater Mail finden Sie unter Mailnachrichten archivieren, um Speicherplatz zu schaffen.
Informationen zur Auswahl der zu archivierenden Dokumente finden Sie unter den folgenden Themen:
1. Sofern nicht bereits geschehen, öffnen Sie zum Archivieren eine Anwendung, z. B. die Mailanwendung, und klicken Sie anschließend auf Aktionen > Archiv > Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Kriterien > Erstellen > Auswahlkriterien oder auf Kriterien > Bearbeiten > Auswahlkriterien.
3. Wählen Sie eine Option für die Dokumente:
Anmerkung: Diese Option ist nur verfügbar, wenn für die zu archivierende Anwendung eine bestimmte Eigenschaft aktiviert ist. Wenn Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für die Anwendung besitzen, wählen Sie Datei > Anwendung > Eigenschaften, um die Anwendungseigenschaften zu öffnen. Klicken Sie auf das Register Erweitert (das letzte Register) und wählen Sie anschließend LastAccessed-Eigenschaft verwalten.
Sie können beispielsweise eine Mailnachricht für eine bestimmtes Datum markieren, zu dem sie ablaufen soll, indem Sie in einer Mailansicht Aktionen > Mehr wählen, oder ein beliebiges Dokument in einer Diskussionsanwendung für das Ablaufen über das Menü Aktionen markieren.
Anmerkung: Diese Option ist nur für bestimmte Anwendungstypen gültig, z. B. Mail und Diskussion, in der Sie ein Dokument als abgelaufen markieren oder festlegen können, wann ein Dokument ablaufen soll.
Anmerkung: Diese Einstellung ist nur dann wirksam, wenn die Option Ausgewählte Dokumente archivieren im Menü Aktionen > Archiv ausgewählt ist. (Sie wird nicht angewendet, wenn Jetzt archivieren ausgewählt ist).
Anmerkung: Beim Archivieren ausgewählter Dokumente findet die erweiterte Archivierungseinstellung Dokument nur löschen, wenn die Kriterien auch alle Antworten löschen keine Anwendung.
Anmerkung: Damit diese Option Anwendung findet, muss sich die zu archivierende Anwendung auf einem IBM® Lotus Notes® 7-Client oder einem Lotus Domino® 7-Server befinden.
6. Um die Archivkonfiguration fortzusetzen, kehren Sie zum Thema Gruppen von Archivierungskriterien erstellen oder bearbeiten zurück.
So wählen Sie Dokumente auf Ordnern oder Ansichten basierend aus
Wenn Notes® ein Archiv beispielsweise Ihrer Mailanwendung erstellt, enthält die Gestaltung der Archivanwendung alle Ordner, die beim Archivieren vorhanden sind. In jeder Gruppe von Archivierungskriterien können Sie eine Untermenge von Ordnern und Ansichten angeben, aus denen archiviert werden soll. Außerdem können Sie mehrere Kriteriengruppen haben, die unterschiedliche Ordner und Ansichten archivieren.
Wenn Sie den Namen eines Ordners oder einen Ordner löschen, wird dieser Ordner in der Archivanwendung bei der nächsten Archivierung geändert oder gelöscht. Angenommen, Sie haben einen Ordner namens "Vertrieb 2001", aus dem Sie vier Dokumente archivieren. Im nächsten Jahr ändern Sie den Namen des Ordners in "Vertrieb 2002" und archivieren erneut vier darin enthaltene Dokumente. Wenn Sie dieselbe Archivanwendung verwenden, wird der Ordner "Vertrieb 2002" genannt und enthält alle acht Dokumente, einschließlich der aus dem Ordner "Vertrieb 2001". Wenn Sie vorhaben, die Archivierung mehrere Jahre hintereinander auszuführen, erstellen Sie in der Originalanwendung entweder für jedes Jahr einen Ordner oder geben Sie im Dialogfeld "Archivierungseinstellungen" eine neue Archivanwendungsdatei für jedes Jahr an.
3. Wählen Sie Nur in diesen Ansichten oder Ordnern:
4. Wählen Sie die Ordner und Ansichten in der Liste aus und klicken Sie dann auf OK. Um nicht aufeinander folgende Elemente auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt.
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