Die von Ihnen erstellten Mailregeln werden im Ordner "Regeln" Ihrer Mailanwendung gespeichert. In diesem Ordner können Sie neue Regeln hinzufügen oder die bereits erstellten bearbeiten. So können Sie zum Beispiel Regeln bearbeiten, ihre Reihenfolge ändern, sodass eine Regel Priorität von einer anderen hat, die Regeln deaktivieren, wenn Sie sie nicht einsetzen möchten, oder sie ganz löschen.

So erstellen Sie eine Regel

1. Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Mailanwendung auf Werkzeuge > Regeln.

2. Klicken Sie auf Neue Regel.

3. Wählen Sie unter Bedingungen angeben einen zu prüfenden Nachrichtenteil aus (z. B. Absender oder Betreff), wählen Sie einen Status (z. B. enthält oder ist) und geben Sie die Kriterien ein, nach denen gesucht werden soll (z. B. der Name einer bestimmten Person oder ein bestimmtes Wort). Verwenden Sie bei der Eingabe der Kriterien keine Anführungszeichen.

Sie können beispielsweise Absender und enthält wählen und "Alice" eingeben, um alle Nachrichten zu filtern, die Ihnen von Alice Franken, Alice Stern oder einer anderen Person namens Alice gesendet wurden. Sie können auch Größe (Byte) und ist größer als wählen und "2000" eingeben, um alle an Sie gesendeten Nachrichten zu filtern, die größer als 2000 Byte sind.
Anmerkung: Die Bedingung enthält funktioniert bei unvollständigen Wörtern und beachtet nicht die Groß-/Kleinschreibung. Sie können beispielsweise Absender und enthält wählen und "Al" eingeben, um alle Nachrichten zu filtern, die Ihnen von Personen namens Al, Alice, Alex oder Alicia gesendet wurden.

Tipp: Mithilfe der Bedingung Alle Dokumente können Sie eine Aktion für alle Nachrichten ausführen, die Sie empfangen, sofern die Regel aktiviert ist. Sie können beispielsweise Alle Dokumente auswählen und festlegen, dass eine Kopie an eine alternative E-Mail-Adresse gesendet wird, wenn Sie nicht im Büro sind.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

8. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

So verwalten Sie Regeln

Beispiele: Mailregeln

Mit der folgenden Regel wird automatisch die Dringlichkeit aller Nachrichten von Thomas Jensen in "Hoch" geändert (d. h. sie werden im Eingang mit einem Ausrufezeichen dargestellt, damit Sie darauf aufmerksam werden).

Mit der folgenden Regel werden automatisch alle Nachrichten, die das Wort "Status" im Betreff enthalten, aus dem Maileingang in den Ordner Statusberichte verschoben, es sei denn (als Ausnahme), der Betreff enthält außerdem das Wort "Verkauf" oder "Projekt":

Die Elemente der Regelbedingungen entsprechen den Feldern in den Dokumenteigenschaften einer Mailnachricht. Viele der Elemente, z. B. Betreff, haben denselben Namen wie das entsprechende Feld. In der folgenden Tabelle werden die Elemente aufgeführt, deren Namen sich von den Feldern unterscheiden, denen sie entsprechen.

Glossar