Lotus Notes 8.5 Hilfe - Besprechung oder Ereignisankündigung planen

KALENDER UND LISTE MIT ZUR ERLEDIGUNG VORGESEHENEN AUFGABEN

Besprechung oder Ereignisankündigung planen
Wenn Sie eine Besprechung oder Ereignisankündigung planen, können Sie die Zeitpläne anderer Personen prüfen, Räume, Ressourcen und Online-Bereiche reservieren, Besprechungseinladungen versenden und die Antworten der Besprechungsteilnehmer verfolgen.

Sie können Optionen auswählen, die Ihnen ermöglichen, aus einem Eintrag einen sich wiederholender Eintrag zu generieren, einen Eintrag als privat zu markieren und damit seine Detailinformationen zu verbergen sowie einen Alarm einzustellen, der Sie an den Eintrag erinnert.

1. Klicken Sie im oberen Bereich des Kalenders auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche Neu und führen Sie anschließend einen der folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf Besprechung, um eine Besprechungseinladung zu erstellen, auf die eingeladene Personen antworten können (indem sie beispielsweise die Einladung annehmen oder ablehnen).
Klicken Sie auf Ereignisankündigung, um eine Besprechungseinladung zu erstellen, die eingeladene Personen zu ihrem Kalender hinzufügen können, auf die sie aber nicht antworten können. Diese Art der Einladung wird Podiumsbesprechung genannt. Sie ist nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Personen einladen möchten. Sie können Ereignisankündigungen an eine große Gruppe von Personen senden und anders als bei Standard-Besprechungseinladungen wird die Gruppe nicht aufgelöst.

2. Geben Sie im Feld Betreff eine kurze Beschreibung der Besprechung ein.

3. Geben Sie das Datum, die Zeit und, falls erforderlich, Angaben zur Zeitzone in den Feldern Beginn und Endet ein.

4. (Optional) Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Klicken Sie auf Wiederholen, um den Eintrag zu wiederholen, und geben Sie dann die Wiederholungsoptionen an.
Wenn Sie anderen Personen Zugriff auf Ihren Kalender, aber nicht auf Ihre Mail, gewährt haben, wählen Sie Als 'Privat' markieren, um zu verhindern, dass diese den Aufgabeneintrag lesen. Personen mit Zugriff auf Ihren Kalender, die nicht auf Ihre Mail zugreifen können, können die Uhrzeiten und Datumsangaben Ihrer privaten Kalendereinträge, jedoch nicht die Details der Einträge sehen.
Wählen Sie Ich möchte benachrichtigt werden, um einen Alarm für den Eintrag einzustellen, und legen Sie dann die Alarmoptionen fest.
Wählen Sie Als 'Verfügbar' markieren, um den Zeitraum des Eintrags in Ihrer Zeitplanung freizuhalten.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Wenn Sie eine Besprechung erstellt haben, geben Sie eine oder mehrere eingeladene Personen in den Feldern Erforderlich, Optional und Zur Kenntnis an. Sie können für jedes dieser Felder Namen aus einem Verzeichnis auswählen, indem Sie auf Erforderlich klicken.
Die eingeladenen Personen, die in den Feldern Erforderlich und Optional angegeben sind, erhalten eine Benachrichtigung mit Antwortoptionen wie Annehmen und Ablehnen. Wenn Sie den Planer Besprechungszeiten vorschlagen lassen, erhält die freie Zeit der erforderlichen eingeladenen Personen eine höhere Priorität als die freie Zeit der optionalen eingeladenen Personen. Eingeladene Personen im Feld Zur Kenntnis erhalten eine Benachrichtigung, die keine Antwortoptionen enthält, jedoch die Möglichkeit bietet, die Besprechung zum Kalender hinzuzufügen. Die Namen der eingeladenen Personen im Feld Zur Kenntnis werden den anderen eingeladenen Personen nicht angezeigt.
Wenn Sie eine Ereignisankündigung erstellt haben, geben Sie einen oder mehrere eingeladene Personen im Feld Eingeladene Personen an. Klicken Sie auf Eingeladene Personen, um Namen aus einem Verzeichnis auszuwählen.

6. (Optional) Wenn Sie eine Besprechung erstellt haben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Wählen Sie Einige der eingeladenen Personen nutzen andere Mailprogramme, um die Gruppe der Aktionen zu begrenzen, die für wiederkehrende Besprechungen zulässig sind. Diese Einstellung kommt denjenigen eingeladenen Personen entgegen, die Mail-Programme verwenden, mit denen komplexere Aktionen im Zusammenhang mit wiederkehrenden Besprechungen nicht durchgeführt werden können. Beachten Sie, dass Ihr Administrator bei der Konfiguration dieser Option festlegen kann, ob sie angezeigt wird und ob sie geändert werden kann.
Wählen Sie Keine Antworten von eingeladenen Personen empfangen, wenn die Besprechung eine Podiumsbesprechung sein soll. Eingeladene Personen können nicht auf die Besprechungsbenachrichtigung antworten, aber die Besprechung zu ihren Kalendern hinzufügen.
Wählen Sie Gegenvorschläge verhindern, um die Option zum Vorschlagen eines neuen Datums oder einer neuen Uhrzeit für die Besprechung von der Einladung zu entfernen.
Wählen Sie Delegierung verhindern, um die Option zum Delegieren der Besprechung an andere von der Einladung zu entfernen.

7. (Optional) Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Geben Sie im Feld Ort allgemeine Ortsinformationen für die Besprechung an.
Falls Sie in Ihren Kalendervorgaben Informationen zu einer Standardtelefonkonferenz angegeben haben, aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Informationen zu Telefonkonferenzen aufnehmen.
Klicken Sie auf Räume, um einen Raum aus einem Verzeichnis auszuwählen, oder klicken Sie auf Räume suchen und reservieren Sie einen Raum für die Besprechung.
Klicken Sie auf Ressourcen, um eine Ressource aus einem Verzeichnis auszuwählen, oder klicken Sie auf Ressourcen suchen und reservieren Sie eine Ressource für die Besprechung.
Klicken Sie auf Online-Besprechung, um einen Online-Besprechungsbereich für eine Webkonferenz zu reservieren und einen Link darauf zur Besprechungseinladung hinzuzufügen. Einladungen zu Online-Besprechungen enthalten den Link An Webkonferenz teilnehmen, über den eingeladene Personen direkten Zugriff auf die Online-Besprechung haben.
Klicken Sie auf Kategorie, um eine Kategorie für die Besprechung anzugeben.
Fügen Sie im Feld Beschreibung zusätzliche Besprechungsinformationen hinzu, beispielsweise die Tagesordnung der Besprechung, Dateianhänge und Dokumentlinks.
Klicken Sie auf Freie Zeiten suchen, um nach freien Zeiten für die Besprechung zu suchen. Sie können die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen und der reservierten Räume oder Ressourcen für die angegebene Zeit prüfen oder den Planer alternative Besprechungszeiten vorschlagen lassen.
Klicken Sie auf Zustelloptionen, um Zustelloptionen für die Einladung anzugeben.

8. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

Optionen für das Speichern von Einladungen

Option	Beschreibung
Speichern und Einladungen senden	Fügt die Besprechung zu Ihrem Kalender hinzu, markiert den angegebenen Zeitraum in Ihrer Freie-Zeit-Planung als belegt (wenn Sie nicht die Option Als 'Verfügbar' markieren ausgewählt haben) und sendet Besprechungseinladungen an die angegebenen eingeladenen Personen. Nachdem Sie Einladungen zu einer Besprechung gespeichert und versendet haben, können Sie die Besprechung nicht mehr in einen anderen Kalendereintragstyp ändern oder angeben, ob der Eintrag wiederholt werden soll. Sie können den Eintrag stattdessen in einen neuen Kalendereintrag kopieren, indem Sie ihn im Kalender auswählen und auf Kopieren in > Neuen Kalendereintrag klicken. Wählen Sie anschließend einen neuer Eintragstyp und legen Sie fest, ob der neue Kalendereintrag wiederholt werden soll.
Als Entwurf speichern	Speichert die Besprechung als Entwurf, sodass Sie sie später weiter bearbeiten können. Dadurch wird die Besprechung zu Ihrem Kalender hinzugefügt, die angegebene Zeit wird in Ihrer Freie-Zeit-Planung aber nicht als belegt markiert und es werden keine Besprechungseinladungen verschickt. Anmerkung: Wenn Sie eine Besprechung als Entwurf speichern, können Sie die Besprechung in einen anderen Kalendereintragstyp ändern oder angeben, ob der Eintrag wiederholt werden soll, wenn Sie den Entwurf bearbeiten.

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